Cos’è il project management ed in cosa si concretizza il lavoro di project manager è un interrogativo che è emerso sempre più frequentemente negli ultimi anni.

Mentre le sue radici affondano nelle pratiche di business che risalgono a più di un secolo fa, è solo negli ultimi decenni che il project management è emerso come una componente essenziale di qualsiasi iniziativa seria di sviluppo del business. È diventata anche una chiave per il successo in un contesto economico globale in cui le aziende cercano costantemente un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.

A differenza dei responsabili di funzione o di business unit, i project manager non si limitano a presidiare solo singole aree specialistiche, Infatti, i project manager devono svolgere un compito più complesso: supervisionare tutti gli aspetti di un progetto, assicurando che rispetti gli obiettivi concordati ed i vincoli di tempo, di budget e di risorse.

Per avere successo nel lavoro, i responsabili di progetto devono diventare abili nello svolgere tutta una serie di attività e conseguire certificazioni che li qualifichino per questa carriera impegnativa. Devono, inoltre, dimostrare una miscela di capacità analitiche e di gestione dei rapporti organizzativi.

Per coloro che possono padroneggiare la sua complessità, il project management può prefigurare uno sviluppo professionale particolarmente interessante.

In cosa si concretizza il project management?

In poche parole, il project management consiste nel lavoro di vigilanza di un progetto per garantire il rispetto dei suoi obiettivi, qualità, tempistiche e budget.

Chiaramente, questa attività comporta l’applicazione di una metodologia di lavoro a sua volta articolata in molti processi. Tra i primi compiti applicati ad un progetto che deve svolgere un project manager c’è l’identificazione dell’ambito in cui dovrà svolgersi il lavoro. Per ambito si intende in particolare l’insieme dei prodotti (deliverable) che dovranno essere realizzati durante tutto il ciclo di vita di progetto.

Successivamente il project manager deve predisporre il piano dei lavori contenente l’insieme delle attività da svolgere e l’assegnazione di compiti ai membri del team con le scadenze per il completamento di ogni attività.

Nel piano il project manager deve anche stabilire un budget che consenta di coprire tutte le spese necessarie a conseguire gli obiettivi di progetto ed anche le contingenze impreviste senza consentire il superamento dei costi concordati con la committenza. Successivamente dovrà curare l’implementazione del piano, la verifica del corretto svolgimento dei lavori e le operazioni di completamento.

Per ben comprendere cos’è il project management può essere utile approfondire i contenuti del principale standard internazionale (Project Management Body of Knowledge) che descrive cinque gruppi di processi:

• Avvio
• Pianificazione
• Esecuzione
• Monitoraggio e Controllo
• Chiusura

Il PMBOK® definisce questi gruppi di processi come un insieme di azioni correlate e di attività svolte per ottenere un determinato prodotto, risultato o servizio.

Vantaggi del project management

I vantaggi dell’adozione di una organizzazione ed una metodologia sono:

• Il project management fornisce un insieme di strumenti per ridurre i costi non necessari ed i rischi di errore.
• Con minori sprechi di tempo un progetto può essere completato più velocemente ed in modo più efficace.
• Una maggiore soddisfazione da parte dei principali stakeholder del progetto compreso il cliente finale.
• Una migliore operatività e motivazione da parte del team di progetto che sente di operare in un clima di certezza organizzativa.
• Una migliore reputazione per l’organizzazione che sviluppa progetti a fronte dei successi ottenuti e del livello di impegno dei team di progetto.
• Maggiori possibilità di cogliere opportunità a fronte di un’aumentata reputazione e maggiori capacità dei team di progetto nel rispondere alle richieste dei clienti.
• Maggiore flessibilità organizzativa per via della maggior capacità previsionale determinata dai processi di monitoraggio e controllo.
• Migliore capacità di prevedere e gestire i possibili rischi con strategie di risposta mirate e non improvvisate.
• Migliore qualità per via della ridotta possibilità di errore che consente di concentrare le energie per favorire l’innovazione ed il miglioramento dei processi di delivery.
• Migliore produttività complessiva per via di una maggiore efficienza a parità di risultati.